Już podczas tworzenia biznesplanu trzeba mieć na uwadze kwestię księgowości. Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z zawiłą rachunkowością, wymaga to specjalistycznej wiedzy, odpowiednich kwalifikacji i doświadczenia. Wystarczy coś przeoczyć, spóźnić się ze złożeniem dokumentów czy popełnić niepozorny błąd, aby narazić się na wiele nieprzyjemności i narazić firmę na większe lub mniejsze straty finansowe. Można oczywiście zatrudnić własną księgową, ale zdecydowanie wygodniejszym i tańszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z usług biura rachunkowego.
Dobre biuro księgowe, czyli jakie?
Już przed otwarciem sklepu, apteki czy drogerii trzeba zająć się tematem dotyczącym księgowości. Wszystkie dochody muszą być właściwie i terminowo rozliczone, łącznie ze zwrotami i stratami. Wiąże się to z mnóstwem formalności do załatwienia, a wypełnienie dokumentacji księgowej nie jest łatwym zadaniem, jeśli ktoś się na tym nie zna i nie ma doświadczenia. Z pomocą przychodzi biuro rachunkowe, z usług którego warto skorzystać niezależnie od specyfiki firmy i jej wielkości. Małe przedsiębiorstwa mogą prowadzić uproszczoną księgowość, ale wraz z rozwojem i poszerzaniem oferty nieoceniona stanie się pomoc doświadczonych profesjonalistów. Biuro rachunkowe zajmie się księgowaniem firmowej dokumentacji, wyliczaniem podatków, sprawdzaniem i wysyłaniem wielorakich deklaracji. Będzie również odpowiadać za kadry i płace.
Przy wyborze biura rachunkowego bardzo ważne jest to, aby miało ono wykupioną polisę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Trzeba pamiętać o tym, że nawet profesjonalista może popełnić błąd, ale dzięki OC to biuro rachunkowe weźmie pełną odpowiedzialność za pomyłkę swojego pracownika. Z kolei klient może ubiegać się o uzyskanie odszkodowania za poniesione straty. Kolejną kwestią jest zwrócenie uwagi na uprawnienia. Należy zweryfikować biuro rachunkowe pod kątem legalności, licencji i certyfikatów. Wielkość biura i doświadczenie na rynku także mają znaczenie. Jeśli firma działa na rynku już kilka lat, to warto zapoznać się z jej ofertą. Duże biuro rachunkowe zatrudnia więcej pracowników, dzięki czemu można liczyć na poświęcanie więcej czasu i większe zaangażowanie. Godziny pracy biura również są istotne. Trzeba wiedzieć, kiedy można liczyć na pomoc księgowej. Nowoczesne biura rachunkowe działają też online, można się z nimi skontaktować mailowo lub telefonicznie czy nawet przez Skype.
Co należy mieć na uwadze, wybierając biuro rachunkowe?
Przy wyborze biura rachunkowego należy mieć na uwadze to, w jaki sposób zabezpiecza przechowywane dane. Żadna niepowołana osoba nie może mieć do nich wglądu. W przypadku elektronicznego przechowywania danych istotny będzie odpowiedni certyfikat bezpieczeństwa. Ryzyko kradzieży danych wrażliwych musi zostać ograniczone do minimum. Na rynku działa wiele biur rachunkowych, dlatego warto zapoznać się z ich ofertami w Internecie. Profesjonaliści będą prowadzić własną stronę internetową, na której znajdą się wszystkie istotne informacje, razem z cennikiem. Sprawdzić należy opinie i referencje. Każdego interesować powinien oczywiście zakres świadczonych usług. Podstawą jest prowadzenie księgowości, doradztwo prawne, podatkowe, gospodarcze, obsługa kadr i płac. W zależności od swoich potrzeb i oczekiwań, można zlecić firmie zewnętrznej dodatkowe usługi.
Bardzo ważną kwestią przy wyborze biura rachunkowego jest jakość obsługi klienta. Sprawdzić trzeba, czy firma korzysta z nowoczesnych rozwiązań technologicznych, używa profesjonalnego oprogramowania księgowego. Znaczenie ma nawet automatyczne przesyłanie faktur, co przełoży się na oszczędność czasu i pieniędzy na dojazdy do biura. Przedsiębiorca musi mieć zapewniony swobodny wgląd w całą dokumentację firmową i możliwość wydrukowania dowolnego rodzaju dokumentu znajdującego się w bazie danych. Nie bez znaczenia jest też oczywiście cena, ale nie zawsze idzie ona w parze z jakością, dlatego nie powinna być nadrzędnym wyznacznikiem.